1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via l'application Covaulty Agent est :
GROUPE-ARASH SARL
Ilot 859-X, Quartier Ayélawadjè 2, Cotonou, République du Bénin
RCCM : RB/COT/15 B 14823 — IFU : 3201502708617
Email : contact@groupearash.com
Le développement et l'exploitation technique de l'application sont assurés par HustlerLabs (contact@hustlerlabs.com), partenaire technique de GROUPE-ARASH SARL.
Cette politique concerne à la fois les données de l'agent utilisateur de l'application, et les données des clients que l'agent enregistre et gère dans le cadre de ses fonctions.
2. Données collectées
2.1 Données concernant l'agent (utilisateur de l'application)
| Donnée | Origine | Finalité |
|---|---|---|
| Identité et identifiants de connexion (email, mot de passe) | Compte professionnel créé pour l'agent | Authentification et accès à l'application |
| Code PIN d'action | Configuré par l'agent | Sécuriser la validation des opérations de collecte |
| Historique des opérations effectuées (versements, prêts, collectes) | Générées par l'activité professionnelle de l'agent | Suivi de caisse et reporting interne |
| Position géographique au moment des collectes | Capturée en foreground pendant l'utilisation active de l'application | Audit et traçabilité des tournées de collecte |
2.2 Données concernant les clients de l'agent
| Donnée | Origine | Finalité |
|---|---|---|
| Identité, numéro de téléphone | Saisis par l'agent lors de l'enregistrement du client | Ouverture du dossier client (KYC) |
| Photographie d'identification | Prise via l'appareil photo au moment de l'enregistrement | Vérification d'identité (KYC) |
| Localisation du domicile ou du commerce | Capturée lors de l'enregistrement du client | Identification de l'adresse du client, audit |
| Données financières (montants collectés, prêts accordés, remboursements) | Générées par les opérations effectuées par l'agent | Gestion du compte tontine/prêt du client |
Important : les données des clients sont collectées par l'agent pour le compte de GROUPE-ARASH SARL. L'agent n'est pas propriétaire de ces données et doit les traiter conformément aux consignes de confidentialité de l'entreprise.
3. Finalités du traitement
- Authentifier et sécuriser l'accès de l'agent à l'application ;
- Permettre l'enregistrement de nouveaux clients et la vérification de leur identité (KYC) ;
- Permettre la collecte, l'enregistrement et le suivi des opérations financières (épargne, prêts, remboursements) ;
- Permettre l'impression de reçus via une imprimante Bluetooth à l'attention du client ;
- Assurer le suivi de caisse et la traçabilité des opérations de l'agent à des fins d'audit interne ;
- Adresser des notifications opérationnelles à l'agent.
4. Base légale du traitement
- Exécution du contrat/mandat liant l'agent à GROUPE-ARASH SARL ;
- Exécution du service souscrit par le client final via l'agent ;
- Obligations légales de vérification d'identité (KYC) et de conservation des documents comptables ;
- Intérêt légitime de GROUPE-ARASH SARL à assurer la traçabilité et l'audit des opérations de collecte de fonds.
5. Destinataires des données et sous-traitants
Les données sont accessibles au personnel autorisé de GROUPE-ARASH SARL et de HustlerLabs, dans la limite de leurs missions respectives.
Sous-traitants utilisés :
| Sous-traitant | Service rendu | Localisation |
|---|---|---|
| Hostinger | Hébergement des serveurs et des bases de données | France |
| Firebase (Google) | Envoi des notifications push | Infrastructure Google (hors Bénin) |
| Resend | Envoi des emails transactionnels et informatifs | Infrastructure Resend (hors Bénin) |
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.
6. Permissions techniques utilisées par l'application
| Permission | Usage |
|---|---|
| Caméra | Photographier le client lors de son enregistrement (KYC) |
| Bluetooth (scan et connexion) | Détecter et se connecter à l'imprimante thermique portable pour l'impression de reçus |
| Localisation (précise et approximative) | Géolocaliser le domicile/commerce du client lors de son enregistrement, et tracer l'itinéraire des collectes de l'agent à des fins d'audit |
| Notifications | Recevoir des alertes de confirmation et communications de l'administration centrale |
Ces permissions sont utilisées uniquement en foreground (application ouverte et active) ; l'application ne collecte pas de données de localisation en arrière-plan.
7. Transfert de données hors du Bénin
Une partie des données est hébergée ou traitée par des prestataires situés hors du territoire béninois (France pour l'hébergement principal, infrastructures internationales pour les notifications et emails). Ces transferts sont limités à ce qui est strictement nécessaire au fonctionnement du service, et nos prestataires sont sélectionnés pour leurs garanties de sécurité.
Conformément au Code du numérique béninois, nous procédons aux formalités de déclaration nécessaires auprès de l'APDP concernant les traitements décrits dans la présente politique, y compris les transferts hors du territoire national.
8. Durée de conservation
Covaulty est une plateforme utilisée par des agences et institutions financières partenaires (ci-après « l'Institution ») pour la gestion de leurs propres agents et clients. À ce titre, la durée de conservation des données dépend du statut de l'agent et de l'Institution à laquelle il est rattaché :
- Données de l'agent : conservées pendant la durée de la relation contractuelle/professionnelle liant l'agent à GROUPE-ARASH SARL et/ou à l'Institution, à des fins de suivi de caisse et d'audit.
- Tant que l'Institution demeure active sur la plateforme : les données des clients enregistrés par l'agent sont conservées pour la durée de la relation entre l'Institution et ses clients.
- Si l'Institution elle-même quitte la plateforme Covaulty : les données qu'elle a gérées (agents et clients) peuvent être supprimées à sa demande, ou sont automatiquement supprimées douze (12) mois après la fin de son utilisation de la plateforme, sauf instruction contraire de sa part ou obligation légale imposant une conservation plus longue.
GROUPE-ARASH SARL agit en qualité de fournisseur de la plateforme technique. L'Institution reste responsable des données de ses agents et de ses clients, et de leur durée de conservation, dans le respect du cadre légal applicable.
9. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte ou l'altération, notamment : chiffrement des communications, protection par code PIN, verrouillage automatique de session, et restriction des accès selon le rôle (agent, administrateur).
10. Vos droits
Conformément à la loi n° 2009-09 du 27 avril 2009 relative à la protection des données à caractère personnel, telle que modifiée par la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin et la loi n° 2020-35 du 6 janvier 2021, l'agent dispose des droits suivants sur ses propres données :
- Droit d'accès : obtenir communication des données le concernant ;
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Droit d'opposition : s'opposer, pour motif légitime, à un traitement de ses données ;
- Droit de suppression (droit à l'oubli) : demander l'effacement de ses données, dans les limites des obligations légales de conservation mentionnées ci-dessus.
L'agent peut exercer son droit de suppression directement depuis l'application (menu Profil > Réglages > Supprimer mon compte), ou sans avoir besoin de l'application, via notre page dédiée : https://www.covaulty.com/suppression-compte.
Sa demande est examinée par l'Institution puis traitée sous un délai maximal de 30 jours. Concrètement, cette suppression prend la forme d'une anonymisation : le nom et le numéro de téléphone de l'agent sont supprimés, tandis que l'historique de ses collectes et de sa caisse est conservé de façon anonymisée, pour répondre aux obligations d'audit de l'Institution (voir Section 8 ci-dessus). Si sa caisse présente un écart non résolu, la suppression ne pourra être finalisée qu'après régularisation.
Pour exercer ses autres droits (accès, rectification, opposition), contactez-nous à : contact@groupearash.com, en précisant votre identité et l'objet de votre demande.
Concernant les données des clients qu'il enregistre, l'agent n'en est pas propriétaire ; toute demande d'exercice de droits formulée par un client doit être transmise à GROUPE-ARASH SARL ou à l'Institution concernée.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) du Bénin (apdp.bj) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.
11. Modification de la présente politique
Nous pouvons être amenés à modifier la présente politique de confidentialité, notamment pour refléter une évolution du service ou des exigences légales. Toute modification substantielle vous sera notifiée via l'application.
12. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement des données :
- contact@groupearash.com
- contact@hustlerlabs.com